השלכות של דרישות שאינן מוגדרות היטב על לוחות הזמנים

קרה לכם פעם שסיימתם קטע משמעותי בפרויקט והלקוח טען שהתוצר לא עומד בדרישות שלו? בתחילת דרכי בפיתוח עבדנו על מערכת אוטומטית לייצור של מוצר מסוים. הלקוח ביקש יכולת עבודה עם מוצרים במידות שונות. השקענו זמן לא קצר על ממשק משתמש עם אפשרות להכנסת כל המידות של מוצר ע"י המשתמש. כשהצגנו ללקוח את התוצאה, מנהל הקו שלו נזעק שיצרנו פתח גדול לטעויות משתמש. כל מה שהוא רצה זה בעצם טבלה ובה רשימת המוצרים שונים מקובעת. נאלצנו להשקיע זמן נוסף להכנת טבלת המוצרים עם ממשק בחירת מוצרים. ימי העבודה על הממשק הקודם ירדו לטמיון. תחקור נכון של הלקוח וראיונות עם כל בעלי העניין היו מונעים את הטעות.

דרישות לא מוגדרות היטב הן אחד הגורמים המרכזיים לעיכובים בפרויקטים. כאשר דרישות אינן ברורות, צוותי הפיתוח עלולים להתמודד עם אי-ודאות, מה שמוביל לעבודה חוזרת, תיאומים נוספים, ולעיתים אף לשינויים משמעותיים בתכנון. כל אלו מאריכים את לוחות הזמנים ומגדילים את עלויות הפרויקט.

מהן ההשלכות מרכזיות של דרישות לא מוגדרות היטב על לוחות הזמנים?

1. עבודה חוזרת ונשנית

כאשר דרישות אינן ברורות, צוותי הפיתוח עלולים לפתח מוצרים שאינם תואמים את הציפיות. למשל, בפרויקט פיתוח של מכשיר רפואי, דרישה לא מוגדרת היטב עלולה להוביל לעיצוב ממשק שאינו מתאים למשתמשי הקצה. התוצאה: עיצוב מחודש, בזבוז זמן ועלויות נוספות שניתן היה למנוע עם הגדרת דרישות ברורה.

2. קבלת החלטות שגויה

דרישות מעורפלות מצריכות ישיבות נוספות ודחייה בקבלת החלטות קריטיות. בנוסף ההחלטות שמתקבלות עלולות להיות מבוססות על הנחות שאינן תואמות למציאות. לדוגמה, בפרויקט מסויים, צוות השיווק הביא דרישה לאפשר גמישות מקסימלית בצורת וכמות הדוגמאות שהמכונה תייצר על המוצר. השלכות העלות הועלו ע"י צוות הפיתוח ולקח זמן רב לקבל החלטה להמשיך. כשהמערכת האב טיפוס הושלמה ונוסתה בקו ייצור אצל לקוח beta site, התברר ש 90% מהמוצרים צריכים רק 10% מהצורות והדגמים מכונה יכולה לייצר. ניתן היה לייצר מכונה הרבה פחות יקרה ל90% מדרישות השוק.

3. זחילת היקף (Scope Creep)

דרישות לא מדויקות ומעורפלות מאפשרות וגורמות להוספת פיצ'רים בלתי מתוכננים במהלך הפיתוח. בפרויקט של פיתוח אפליקציה, לקוח עשוי לבקש להוסיף יכולת חדשות שלא נכללו בתכנון המקורי. זחילת היקף כזו גורמת לעיכובים משמעותיים, פוגעת בלוחות הזמנים ומעלה את עלות הפרויקט.

4. קשיים בתיאום בין צוותים

חוסר בהירות בדרישות מקשה על שיתוף פעולה בין צוותים טכנולוגיים, שיווקיים ותפעוליים. לדוגמה, בפרויקט של פיתוח מערכת לציפוי חלקים באלקטרוליזה הצוות המכני לא הכיר מספיק את תכונות התמיסה שבה השתמשו הכימאים לתהליך. הצוות תכנן מיכל מחומר שנתקף בקורוזיה ע" התמיסה. כשהתגלתה הבעיה נדרשו זמן ועלויות נוספות לתכנן ולייצר מיכל מתאים.

5. עלייה בעלויות

עבודה חוזרת, עיכובים ותוספות בלתי מתוכננות מגדילים את העלויות הכוללות של הפרויקט. שינוי תכנון בעקבות דרישות מעורפלות עלול לגרום לרכישת חומרים יקרים יותר ולביצוע שינויים יקרים לאחר שהבנייה כבר החלה, מה שמעלה את העלות הכוללת של הפרויקט.

כיצד ניתן להימנע מהשלכות אלו?

• הגדרת דרישות ברורה ומפורטת: השקעת זמן בהגדרת דרישות מדויקות בתחילת הפרויקט. תחקור הלקוח בצורה מעמיקה על כל דרישה. מה נחיצות הדרישה? קריטית או nice to have?

  הגדרה ברורה של פרמטרים מדידים לכל דרישה.

  
  

• מעורבות בעלי עניין (stakeholders): שיתוף פעולה עם כל בעלי העניין להבהרת הצרכים והציפיות יבטיח הבנה משותפת של הדרישות. ראיונות עם כל בעלי העניין. ישיבות משותפות לתיאום כל הציפיות. בפרוייקט שהייתי שותף לו הלקוח שלח מסמך דרישות לפיתוח מערכת ניקוי למוצר לפני אריזתו. בצענו מספר ישיבות עם בעלי העניין מרמת השיווק דרך קו הייצור. בישיבה האחרונה שכללה גם את עובדות הקו שמנקות ואורזות גילינו מספר דברים שגרמו לשינוי משמעותי במסמך הדרישות. ללא ישיבה זו היינו מפתחים מערכת שאינה עונה על הצרכים האמיתיים של הלקוח.

  
  

• ניהול שינויים אפקטיבי: הקמת תהליך מסודר לניהול שינויים בדרישות תסייע במניעת זחילת היקף ועיכובים. הגדרה ברורה בחוזה עם הלקוח של השלכות השינויים בדרישות על העלות והזמן.

  ניהול הדרישות וניהול סיכונים לאורך כל זמן הפרוייקט עד ליציאה שוק יקטינו את מרחב הטעויות וחוסר הודאות.

  
  

• בדיקות ואישורים בשלבים מוקדמים: ביצוע בדיקות ואישורים של הדרישות בשלבים מוקדמים יזהה בעיות פוטנציאליות וימנע עיכובים.

  ביצוע ניסיונות ואבי טיפוס מהירים לבדיקת דרישות שיש בהם אלמנטים של חוסר ודאות.

  בפרויקט של הוספת רובוט למכונת חריטה נדרשנו לקחת חלק עגול עם 3 צלעות סימטריות ולהכניסו לתוך המחרטה באוריינטציה נכונה. בצעתי בדיקה על רובוט הדגמה ליכולת לזהות את אוריינטציית המוצר ע"י מגע שלו בסנסור מסוים. מערכת אב טיפוס מנוון במעבדה שאפשרה הוכחת התכנות בעלות נמוכה ובזמן קצר.

לסיכום, דרישות לא מוגדרות היטב משפיעות באופן משמעותי על לוחות הזמנים של הפרויקט. השקעה בהגדרת דרישות מדויקות וברורות, תחקור וראיונות של כל בעלי הענייין, בתחילת התהליך וניהול הדרישות לאורך כל תהליך הפיתוח יסייעו בהבטחת הצלחת הפרויקט ועמידה בלוחות הזמנים.

בונוס מספר כלים לניהול דרישות:

1. Accompa:  A cloud-based tool intended for product managers, engineering teams and business analysts

2. Aha!: Software for roadmapping, the act of planning product objectives and their associated steps.

3. IBM Engineering Requirements Management DOORS Next:   For complex projects.  A requirement management tool that helps you store, categorize, link, and share product requirements with stakeholders such as reviewers, designers, testers, and developers.

4. ReqView: A simple to use requirements management tool in which you can capture structured requirements for a software or system product and manage traceability of design, tests and risks to the product requirements.